Comprendre les Incoterms, l'indispensable du commercial ________________________________________________________________________
Les règles à l’international contribuent à améliorer les relations commerciales entre les entreprises dans le but de réduire les malentendus, liés aux différences de langue, de droit commercial, de culture dans son ensemble. Les incoterms en sont un exemple pratique. Alors pourquoi limiter son apprentissage à quelques équipes qui souvent organisent le support client ? Comprendre les Incoterms, c'est garantir bien plus d'efficacité qu'on ne le pense...
Lors de mes formations sur les Incoterms, je rencontre en grande majorité des salariés exerçant dans des fonctions de back-office, plus communément de logistique, administration des ventes, des achats, …
A l’issue de ces mêmes formations, au moment où nous essayons de travailler sur des pistes d’amélioration pour mettre en œuvre la bonne utilisation des incoterms et faire courir le minimum de risque à l’entreprise, je reçois la réponse récurrente : étant en bout de chaîne, je ne peux qu’alerter sur la mauvaise utilisation mais pas corriger l’action.
Pour remédier à cette mauvaise habitude, voici 5 conseils pour encourager les commerciaux à comprendre et maîtriser les Incoterms.
1. Parler le même langage que son client
Les Incoterms ont été créés pour définir des modalités de livraison compréhensibles par tous sans tenir compte des spécificités du droit commercial de chaque pays. Ces termes permettent de mettre fin aux mauvaises habitudes commerciales avec, d’une part, des clients historiques qui prennent leurs aises dans la prise en compte de leurs obligations et d’autre part, des fournisseurs qui prennent le dessus en cas de meilleur décryptage desdites conditions. Encore faut-il savoir de quoi on parle et à quelles dispositions logistiques cela amène. Enfin, pour toute langue, il faut indiquer sa source (Incoterms définis par l’ICC) ainsi que la version (2020). Il est important de spécifier le lieu de transfert de livraison pour des raisons de sécurité maximale.
2. Calculer le juste prix
D'un point de vue juridique, la livraison ne veut pas dire transfert de la marchandise du domicile du vendeur à celui de l'acheteur, mais simplement mise à disposition. Il convient donc de prendre en compte les opérations logistiques prises en charge par le vendeur. Encore faut-il les identifier toutes, en fonction du lieu de livraison convenu, en intégrant les frais ainsi que les coûts de prestations liés aux formalités export. Un coût de revient France sera donc moins élevé qu’à l’export. Si cela n’est pas prix en compte dans l’offre remise au client, c’est la marge qui est rognée.
3. Engager son entreprise sur une responsabilité maîtrisée
Une livraison engage la responsabilité du vendeur. Halte aux idées reçues, ce n’est pas parce que votre transporteur est couvert que votre marchandise qu’il transporte l’est ! Il se couvre sur son obligation de moyen, c’est-à-dire sa responsabilité de livrer. Par conséquent, c’est bien entre le vendeur et l’acheteur que le risque de la marchandise transportée est réparti. Pour cela, il existe deux solutions : demander à votre transporteur de contracter une assurance (il agit en tant que courtier) ou avoir sa propre assurance qui couvre l’ensemble des marchandises. Attention toutefois à ne pas vous engager sur des risques trop importants. Plus la route est longue, plus les embûches sont importantes. Et c'est là qu'i est indispensable de connaître et comprendre le fonctionnement des Incoterms. Négociez, négociez pour atteindre le meilleur compromis. Vous arriverez à trouver votre bonheur parmi les 11 incoterms existants.
4. Améliorer le processus de vente
Vous ne connaissez pas les Incoterms en détail ? Sachez que votre client a toutes les chances de se situer au même niveau d’information. Il est de votre intérêt de le renseigner dans ce domaine, ce qui contribuera à lui apporter l’assurance d’être compris par son fournisseur. Vous gagnerez en crédibilité et tisserez une relation de confiance durable. En outre, cela vous permettra de mieux anticiper les formalités qui vous incombent sans pour autant vous engager sur un terrain glissant. Comme nous l’avons vu précédemment, l’anticipation offre une meilleure intégration des coûts dans le prix de vente. En parallèle, les conditions que vous aurez négociées avec votre client pourront être transmises à vos services impliqués dans le processus et faire en sorte de limiter les litiges en bout de chaîne.
5. Assurer un support client efficace
Les incoterms font partie intégrante de vos Conditions Générales de Ventes, à condition que celles-ci aient été adaptées à l’international. Il arrive régulièrement de voir que les marchandises voyagent aux risques et périls de l’acheteur, alors que l’offre propose un DAP lieu de l’acheteur (si c’est du chinois pour vous, c’est le signe qu’une formation s’impose...
Où se trouve la cohérence ? Que faire en cas de litige ? Comment réagissent vos collègues des ADV dans ce cas de figure ? Dans la plupart des cas, le vendeur propose un avoir ou le remplacement de la marchandise endommagée pour mettre fin à toute insatisfaction. Le SAV se trouve surchargé par une procédure qui n’est pas claire en interne.
Un client, comme un fournisseur, ça s’éduque en douceur. C’est bien le rôle d’un commercial. Ce n’est pas le plus divertissant certes (quoique ! ) mais cela entre dans un processus d’amélioration continue de l’entreprise.
Il est donc tout aussi important de comprendre les Incoterms en front office. Le mieux est de les apprendre en intégrant tous les services concernés. En effet, ils contribuent à améliorer le processus de vente et par là-même l’efficacité commerciale de l’entreprise. Alors pourquoi s’en priver ?
Notre formation sur les Incoterms peut être dispensée à distance et en intra-entreprise afin d'intégrer au mieux tous les collaborateurs de la boucle. Son petit plus? Des exercices de mise en pratique, afin de sortir du théorique et de répondre le plus clairement à vos cas de figure.
Pour toute information sur nos formations, c’est ici
Mots-clés : incoterms 2020, négoce, front-office, back-office, export, import,
Auteur : Florence Blanchier